Co to jest faktura pro forma? To jeden z rodzajów faktur, który stosujemy jako dokument lub ofertę handlową określającą kwotę do zapłaty za przyszłą usługę. Niejednokrotnie staje się również wezwaniem do zapłaty bądź informacją zawierającą kwotę koniecznej zaliczki.
W poniższym artykule zawarliśmy wszelkie istotne informacje dotyczące faktury proforma – co to, co powinna zawierać, a także kiedy się ją wystawia, by to zagadnienie stało się w pełni klarowne.
Faktura pro forma – co to? Objaśnienie zagadnienia
Fakturę pro forma stosujemy w obrocie gospodarczym zarówno jako ofertę handlową, jak i dokument, który określa kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub usługę. Ten rodzaj faktury może stanowić również dokument o wymaganej kwocie zaliczki czy wezwanie do zapłaty. Na jej podstawie możemy dokonać uiszczenia opłaty za usługi i towary.
Fakturę pro forma wystawiamy przed dostarczeniem głównej i co istotne, nie stanowi ona dokumentu księgowego. W związku z tym odbiorca nie jest zobligowany do zapłaty wskazanej na niej należności.
Faktura pro forma – specyfika tego dokumentu
Biorąc pod uwagę przepisy obowiązujące w polskim prawie, nie uznajemy faktury pro forma za dokument księgowy. W wyniku tego jej wystawienie nie wiąże się z obowiązkiem podatkowym czy koniecznością ewidencjonowania w księgach rachunkowych.
Co więcej, wystawienie tego rodzaju faktury nie obliguje nas do dokonania wskazanej na niej zapłaty. W związku z tym, że nie stanowi dowodu księgowego, nie daje nam żadnej podstawy do odliczenia podatku VAT oraz do ujęcia kosztów bądź przychodów.
Faktura pro forma – kiedy się wystawia?
Nie znajdziemy przepisów, które jednoznacznie wskazywałyby na, to kiedy powinniśmy wystawić fakturę pro forma. W polskim prawie nie funkcjonuje jako dokument księgowy, w związku z czym mamy dowolność w tym zakresie. Możemy przesłać ją odbiorcy praktycznie w każdym momencie, a zazwyczaj warto decydować się na taki krok jako element oferty handlowej, który zawiera wartość transakcji.
Dobrym rozwiązaniem, stosowanym często przez przedsiębiorców jest dostarczenie faktury pro forma jako przypomnienie o nadchodzącym terminie wystawienia tej właściwej, a tym samym konieczności dokonania rychłej zapłaty.
Co powinna zawierać faktura pro forma? Podstawowe elementy
Mimo iż nie znajdziemy regulacji prawnych w zakresie elementów na fakturze pro forma, to powinna ona wyglądać podobnie do tej właściwej, odróżniając się od niej jedynie tytułem, zawierającym napis „Faktura pro forma”. Choć nie jest dokumentem księgowym, musi znajdować się na niej kilka kluczowych elementów.
Wśród istotnych komponentów możemy wymienić numer, treść, datę wystawienia, cenę jednostkową oraz za całość, stawkę VAT, wartość netto i brutto, a także wysokość VAT. Powinniśmy pamiętać o dokładnym oznaczeniu w niej sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji, terminu jej dokonania oraz terminu płatności.
Po co wystawia się fakturę pro forma? Co warto wiedzieć?
Wiadomo już, kiedy faktura pro forma sprawdzi się najlepiej. Jednak warto poznać więcej informacji na temat powodów i sytuacji jej wystawiania. W transakcjach pomiędzy przedsiębiorstwami lub między firmą a osobą fizyczną ten rodzaj faktury może spełniać kilka kluczowych funkcji.
Przede wszystkim możemy wysłać ją jako część oferty handlowej, przedstawiającą sposób prezentacji danych, jak i wskazującą przedmiot transakcji czy podającą informacje na temat cen poszczególnych produktów oraz usług. Dzięki temu możemy skutecznie uściślić szczegóły. Co ciekawe, taka opcja cieszy się dużą popularnością w sprzedaży detalicznej.
Kolejnym powodem, dla którego decydujemy się na wystawienie pro formy, jest prezentacja faktury zwyczajnej. W związku z tym, że w obu zawarte są te same dane, traktujemy tę pierwszą jako formę demonstracji. To niezwykle wygodna opcja pozwalająca na swobodną modyfikację danych w celu wprowadzenia poprawek.
Pro formę możemy traktować także jako oświadczenie woli. Niekiedy stanowić dowód na zajście transakcji, a zgodnie z kodeksem cywilnym istnieje możliwość uznania jej za oświadczenie woli. Jeśli fakturę podpiszą obie strony i zostanie zaakceptowana, to pro forma może stać się potwierdzeniem zawarcia umowy. Poświadcza bowiem, iż kontrahent zobligował się do uiszczenia konkretnej kwoty w zamian za usługę lub towar.
Fakturę pro forma możemy traktować także jako zapowiedź właściwej oraz informacje o kosztach. To dobra opcja w przypadku nieco większych kwot, ponieważ pozwala kontrahentowi na przygotowanie właściwej sumy, a tym samym uniknięcie wszelkich opóźnień w dokonaniu płatności.
Pro forma może stanowić również wezwanie do zapłaty, którego celem jest przypomnienie o nadchodzącej fakturze właściwej lub uiszczeniu już wystawionej.
Pro formę jako fakturę zaliczkową wystawiamy na wysokość kwoty zaliczki bądź przedpłaty. Natomiast zwykłą fakturę VAT już po otrzymaniu całości zapłaty, która została uwzględniona w tej pierwszej.
Biuro rachunkowe – jakie wybrać?
Planując podjęcie współpracy z biurem rachunkowym, warto zapoznać się z naszą ofertą. Posiadamy bogate doświadczenie wynoszące ponad 20 lat, wiedzę i umiejętności, dzięki którym wszelkie podejmowane przez nas działania cieszą się uznaniem ze strony klientów.
Dysponujemy również licencją Ministra Finansów z 2001 roku, potwierdzającą nasze kwalifikacje księgowe. Co więcej, zależy nam na budowaniu pozytywnych, opartych na zaufaniu relacji, będących podstawą owocnej współpracy.
