Zarządzanie przedsiębiorstwem z pewnością nie jest łatwym zadaniem i wymaga podejmowania wielu niezbędnych czynności. Jedną z nich stanowi prowadzenie księgi handlowej. Dlaczego jest to tak ważne?
Przede wszystkim taki dokument wyraźnie przedstawia, jak wygląda sytuacja finansowa danej firmy. Osoby, które dobrze znają się na księgowości, mogą dzięki niej przewidzieć, jaka będzie przyszłość przedsiębiorstwa. Czym jest więc księga handlowa? W jaki sposób ją prowadzić i kto powinien to robić?
Księga handlowa — co to jest?
Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie pytanie, co to jest księga handlowa. Nic w tym dziwnego, bowiem to jeden z najważniejszych dokumentów w każdej firmie.
W księgach handlowych można znaleźć informacje o wszystkich wydarzeniach gospodarczych, jakie miały miejsce w firmie. Znajdują się tutaj wykazy obrotów, sal oraz inwentarz zawierający aktywa i pasywa przedsiębiorstwa. Prowadzenie księgi handlowej bywa również często nazywane pełną księgowością.
Księgi handlowe — kto musi prowadzić?
Warto teraz odpowiedzieć sobie na pytanie, kto musi prowadzić pełną księgowość, czyli księgę handlową. Jak się bowiem okazuje, nie każdy podatnik ma obowiązek posiadania takiego dokumentu.
Do prowadzenia księgi handlowej zobowiązane są spółki kapitałowe (sp. z o.o., psa, s.a.), komandytowe oraz komandytowo-akcyjne. Ponadto muszą ją założyć również osoby fizyczne czy spółki, których przychody przekroczą roczny limit na poziomie 2 milionów euro.
W przeliczeniu więc limit przychodów wynosi dokładnie 8 746 800 zł. Oznacza to, że firmy oraz osoby fizyczne, które w danym roku przekroczą podaną wartość, od nowego roku muszą przejść na prowadzenie pełnej księgowości.
Oczywiście limity te działają również w drugą stronę. Jeżeli na przykład kiedyś spółka partnerska prowadziła księgi handlowe, a następnie okaże się, że księgowość uproszczona jest bardziej opłacalna, nic nie stoi na przeszkodzie, aby na nią przejść. Oczywiście, istnieje taka możliwość w przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie przekroczyło w danym roku ustalonego limitu.
Księga handlowa — jak wypełniać?
Nie da się ukryć, że jednym z najważniejszych elementów w rachunkowości każdej firmy jest księga handlowa. Jak prowadzić ją w taki sposób, aby było to wykonywane skutecznie?
Wcześniej warto dowiedzieć się, jak wyglądają tego typu dokumenty. Nie są to obecnie grube księgi, w których księgowy skrupulatnie zapisuje wszystkie transakcje. Obecnie występują one zwykle pod postacią programów komputerowych, oferujących użytkownikowi wiele opcji. Jednak, co najważniejsze, księgi handlowe w tej formie są intuicyjne w prowadzeniu.
Księga handlowa – jak prowadzić?
Prowadzenie księgi handlowej obejmuje kilka podstawowych czynności. Pierwszą z nich jest rejestracja transakcji. Wszystkie operacje finansowe, takie jak zakupy, sprzedaż, koszty i przychody, powinny być dokładnie rejestrowane w księdze handlowej. Informacje te obejmują datę, opis transakcji, kwoty oraz inne szczegóły związane z danym zdarzeniem.
Należy również skrupulatnie uzupełniać konta księgowe. Księga handlowa zawiera różne rachunki, takie jak konto bankowe, kosztów, przychodów, aktywów i pasywów. Transakcje są przypisywane do odpowiednich kont księgowych w celu monitorowania dokładnego bilansu finansowego firmy.
Kolejnym elementem, jaki można znaleźć w księgach handlowych, są sumy kontrolne. Należy regularnie zliczać poszczególne wydatki, aby upewnić się, że wszystkie transakcje zostały przeprowadzone poprawnie, a bilans finansowy jest zgodny. Sumy kontrolne można podliczać na przykład na koniec każdego miesiąca lub roku.
Niezbędny element stanowi również prawidłowość podatkowa. Księga handlowa jest również ważna z tej perspektywy. Poprawne prowadzenie jej pozwala bowiem na prawidłowe wyliczanie podatków i raportowanie do odpowiednich organów podatkowych.
Niezwykle ważne jest, aby pamiętać o każdym wyżej wskazanym elemencie. W innym przypadku przedsiębiorstwo może liczyć się z konsekwencjami prawnymi. Dlatego też należy mieć na uwadze, że prowadzenie księgi handlowej warto powierzyć skrupulatnej osobie, która posiada niezbędne umiejętności.
Kto może prowadzić księgi handlowe?
Z prawnego punktu widzenia nie ma przeszkód, aby właściciele firm sami kontrolowali własne rachunki. Jednak pełne prowadzenie księgowości wymaga znajomości rachunkowości i podatków. Co więcej, tej wiedzy nie można zdobyć od razu oraz wykorzystywać latami. Zmieniające się przepisy wymagają ciągłej aktualizacji wiedzy. To sprawia, że wielu przedsiębiorców nie ma czasu na rzetelne zajmowanie się księgowością firmy.
Z powyższych powodów warto zatrudnić księgową na pełen etat lub skorzystać z pomocy sprawdzonego biura rachunkowego. Co istotne, wybierając zewnętrzny podmiot, należy w pierwszej kolejności powiadomić właściwy organ podatkowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wystawienia ksiąg.
Ponadto należy również zapewnić dostęp do ksiąg i dowodów księgowych uprawnionemu zewnętrznemu organowi kontrolnemu lub nadzorczemu w siedzibie podmiotu, zarządu albo w innym miejscu, na które wyrazi zgodę organ kontrolujący bądź nadzorczy.
