By ułatwić komunikację między organami administracji, Ministerstwo Cyfryzacji postanowiło wprowadzić rozwiązanie, umożliwiające odbieranie oficjalnych dokumentów przy pomocy elektronicznych skrzynek odbiorczych. To alternatywny sposób wysyłania listów poleconych, który przyspieszy korespondencję urzędową. Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych? Kiedy projekt wchodzi w życie? Czy e-Doręczenia zastąpią ePUAP?
Co to jest doręczenie elektroniczne?
W wielkim skrócie jest to internetowa komunikacja z urzędami. Stanowi uproszczoną wersję listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia objęte są wymaganiami unijnego rozporządzenia eIDAS i mają zastąpić ePUAP. System umożliwia sprawną korespondencję oraz zapewnia skuteczne dowody wysyłania i otrzymania listów, a także weryfikację tożsamości i identyfikację nadawcy i odbiorcy.
Kogo obowiązują e-Doręczenia?
Adres do e-Doręczeń muszą mieć podmioty publiczne. Przy wykorzystaniu tego systemu mają oni obowiązek zarówno wysyłać, jak i odbierać dokumenty. Natomiast firmy oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (m.in. radcy prawni oraz notariusze) powinni mieć elektroniczną skrzynkę odbiorczą do otrzymywania e-korespondencji. Osoby fizyczne (z wyjątkiem przedsiębiorców z CEIDG i przedstawicieli wskazywanych w artykule wolnych zawodów) oraz wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (wchodzących w skład KRS) nie mają obowiązku zakładania adresu (ADE).
Korespondencja będzie dostarczana przy pomocy publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W przypadku, gdy podmiot publiczny nie będzie mógł wysłać e-Doręczenia przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), ponieważ np. osoba fizyczna nie ma adresu, wówczas nadaje list wykorzystując do tego publiczną usługę hybrydową (PUH). Oznacza to, że urząd przygotuje e-dokument, który następnie przekaże na pocztę – tam zostanie on wydrukowany i wysłany do adresata.
Terminy wdrażania e-Doręczeń dla podmiotów publicznych i niepublicznych
Kiedy wchodzą doręczenia elektroniczne? Od 10 grudnia 2023 roku obowiązuje korzystanie z tego systemu dla większości podmiotów publicznych oraz dla nowo rejestrowanych przedsiębiorców będących podmiotami niepublicznymi w KRS z wyjątkiem tych wpisanych do rejestru przedsiębiorców przed wskazaną datą (będą oni mieli 3 miesiące na zrealizowanie obowiązków związanych z e-Doręczeniami). Data ta dotyczy również osoby wykonujące zawody zaufania publiczne, m.in. adwokaci, radcy prawni, notariusze i doradcy podatkowi. Natomiast inne terminy określone w art. 152 ustawy przysługują przedsiębiorcom z CEIDG – system ten będzie ich obowiązywał od 1 stycznia 2024 roku.
Obowiązki dotyczące doręczeń elektronicznych dla podmiotów niepublicznych
By zacząć korzystać z e-Doręczeń, podmioty niepubliczne oraz przedsiębiorcy z KRS muszą posiadać skrzynkę oraz adres, który powinien być wpisany do bazy adresów elektronicznych, tj. do rejestru publicznego. Co więcej, musi być on powiązany z PURDE lub kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (RDE).
Usługodawca e-Doręczeń
Chociaż podmioty publiczne są zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy i powiązanego z PURDE, to niepubliczne mają możliwość wyboru usługodawcy. Mogą zdecydować się na publiczną usługę (obecnie jest nią Poczta Polska S.A.) lub na kwalifikowaną (komercyjną) usługę RDE – dostawca ten zajmie się uzyskaniem adresu do doręczeń elektronicznych dla danego podmiotu.
