Decydując się na założenie własnej działalności gospodarczej, jednym z najważniejszych obowiązków jest prowadzenie rachunków oraz finansów firmy. Zadanie to jest niezwykle skomplikowane i wymaga specjalistycznej wiedzy. Na szczęście, dzięki profesjonalnej pomocy wyspecjalizowanego biura zadanie to okaże się dużo łatwiejsze. Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, należy szukać zwłaszcza takiego, które spełni oczekiwania klienta. Jakie parametry należy więc wziąć pod uwagę, wybierając biuro rachunkowe?
Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?
Prowadzenie księgowości firmy to niezwykle duża odpowiedzialność. Dlatego tez warto rozpocząć współpracę z podmiotem, który posiada odpowiednie dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje. Warto więc zapytać o odpowiednie dokumenty. Certyfikaty, zezwolenia czy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej świadczą o renomie i doświadczeniu biura rachunkowego.
Przedsiębiorca szukający profesjonalnego biura rachunkowego powinien przede wszystkim zwrócić uwagę na odpowiednie kwalifikacje. Należy również pamiętać, że certyfikat nie jest wydawany na całe biuro lecz imiennie. Pracownicy opatrzeni certyfikatem to najlepszy sposób na profesjonalne prowadzenie rachunków firmy. Tak więc warto przede wszystkim rozpocząć współpracę z biurem, które posiada taki certyfikat. Dzięki temu klient będzie pewny, że trafia do profesjonalnej firmy.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? — ubezpieczenie
Kolejnym czynnikiem, na jaki powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca szukający biura rachunkowego, jest ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Od 2004 roku takie ubezpieczenie musi posiadać każda firma zajmująca się prowadzeniem finansów. Jednak oprócz typowych szkód, jakie obejmuje ubezpieczenie, warto również sprawdzić, czy obejmuje ono takie działania, jak rozliczenie z ZUS-em, Księgi Przychodów i Rozchodów czy ubezpieczenie utraty dokumentacji. Warto również zwrócić uwagę, w jakim towarzystwie ubezpieczeniowym biuro rachunkowe posiada wykupioną polisę. Od tego w dużej mierze zależy, jak wysokie będzie ewentualne odszkodowanie.
Kolejnym czynnikiem jest również ochrona danych osobowych. Warto pamiętać, że obecnie część obowiązków związanych z ochroną personaliów wzięli na siebie administratorzy danych osobowych. Wybierając biuro, warto więc zapoznać się z jego polityką ochrony danych. Dzięki temu klient będzie miał pewność, że jego dane nie dostaną się w niepowołane ręce, o co zadba profesjonalne biuro rachunkowe.
Jak wybrać biuro rachunkowe — opłaty
Nie jest żadną tajemnicą, że przedsiębiorcy rozpoczynający współpracę z biurem rachunkowym, w pierwszej kolejności zwracają uwagę na cenę. Ważne jest przede wszystkim to, aby ceny odpowiadały jakości usług, jakie znajdują się w ofercie biura rachunkowego. Jednak nawet biuro rachunkowe, oferujące swoje usługi w korzystnych i konkurencyjnych cenach może sprostać oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów.
Ponadto przedsiębiorca musi również pamiętać, że każdorazowe obniżenie ceny usług świadczonych przez biuro rachunkowe może sprawić, że konkretne usługi mogą stracić na jakości. Nie jest to jednak norma i sprawne biuro rachunkowe z pewnością poradzi sobie w każdej sytuacji. Niższe koszty mogą wiązać się z pogorszeniem jakości usług. Ponadto mniej liczni księgowi mogą częściej popełniać błędy. Oczywiście ubezpieczenie to pokryje, jednak sam fakt może niezbyt przyczynić się do wzrostu zaufania. Jak więc widać, nie warto sugerować się wyłącznie cenami. Najlepiej samodzielnie jest udać się do biura, dowiedzieć się, jaki jest zakres oferowanych usług oraz w jaki sposób archiwizowane są dokumenty.
Zakres świadczonych usług oraz doświadczenie
Na rynku istnieje wiele biur oferujących usługi z zakresu rachunkowości podatkowej, finansowej, zarządczej oraz kadrowo-płacowej. Inni koncentrują się na mniejszym zakresie usług, ale mają indywidualne podejście do klientów. Warto więc zastanowić się, czego przedsiębiorca oczekuje od biura: samej księgowości, czy też chce, aby biuro świadczyło szerszy zakres usług. Jeśli biznes wymaga pracy zespołu ekspertów, to warto zdecydować się na usługi dużego biura rachunkowego. Ponadto duże biuro, mimo większej liczby pracowników, oferuje indywidualne podejście do klienta oraz podchodzenie do niektórych problemów w nieszablonowy sposób.
Opinii na temat konkretnego biura rachunkowego można poszukać w Internecie lub zapytać znajomego. Przedsiębiorca nigdy nie może być jednak pewnym, czy takie biuro rachunkowe spełni jego oczekiwania. Niektóre biura, nawet te cieszące się dobrą opinią, mogą nie uwzględniać indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa ze względu na dużą bazę już istniejących klientów, których obsługują.
Przedsiębiorcy w większości pokładają największe zaufanie w biurach, które prosperowały przez lata. Warto jednak pamiętać, że czas funkcjonowania biura na rynku nie zawsze świadczy o doświadczeniu menedżera. Często księgowi zakładają własne firmy po wielu latach pracy na etacie. Dlatego nawet nowo powstałym biurem mogą zarządzać doświadczeni ludzie.
