Krajowy System e-Faktur jest to system teleinformatyczny, który umożliwia podatnikom wystawianie faktur. Dokumenty wystawiane w systemie nazwane są fakturami ustrukturyzowanymi. Charakteryzują się one między innymi tym, że każda wystawiona faktura ma przydzielony przez system numer ją identyfikujący. Zasady działania i korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur, który jest nazwany w skrócie KSeF reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481).
System, o którym jest mowa w rozporządzeniu zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, a co za tym idzie minimalizuje ryzyko utraty informacji w przypadku awarii. Jest on dobrze zabezpieczony przed nieuprawnioną modyfikacją osób trzecich. Dane znajdujące się w systemie są szyfrowane, a logowanie do niego jest możliwe tylko przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego lub za pomocą profilu zaufanego. Należy jeszcze dodać, że system jest dodatkowo zabezpieczony mechanizmem kryptografii opartej o klucze symetryczne i asymetryczne.
Krajowy System e-Faktur – podmioty uprawnione do korzystania z KSeF
Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF to:
- Podatnik oraz podmioty uprawnione przez tego podatnika (np. wskazana osoba, biuro rachunkowe),
- Podmioty o których jest mowa w art.106c ustawy o VAT, czyli: organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne,
- Osoby fizyczne wskazane przez podmiot, o których jest mowa w art.106c ustawy o VAT,
- Osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF o których jest mowa w art. 106c ustawy o VAT,
- Podmioty inne niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazania innego podmiotu będzie wynikała z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
KSeF jako system do archiwizacji wystawionych faktur
Krajowy System e-Faktur jest systemem stworzonym także do archiwizowania wystawionych faktur ustrukturyzowanych. Artykuł 112 aa ust.1 ustawy o VAT mówi , że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku w którym były wystawione. W związku z tym do tych faktur nie będzie już miał zastosowanie przepis z art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, który dotyczy przechowywania zwykłych faktur.
Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy VAT mogą już wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie teleinformatycznym KSeF. Obecnie zarówno wystawianie faktur w systemie oraz odbieranie faktur w systemie jest dobrowolne i aby otrzymać fakturę ustrukturyzowaną trzeba na to wyrazić zgodę. Sytuacja ta zmieni się jednak od 1 stycznia 2024 roku, gdyż wtedy wystawianie i przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe.
Krajowy System e-Faktur – charakterystyka pracy
Charakterystyka pracy w Krajowym Systemie e- Faktur:
- aby zalogować się do systemu należy wykonać autoryzację,
- jeżeli faktury są wystawiane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika, lokalnych lub w chmurze, a następnie przesyłane do systemu poprzez API, to konieczne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie,
- wzór faktury ustrukturyzowanej jest zamieszczony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych,
- na swoim koncie podatnik może przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także może je przesyłać w formacie XML lub PDF,
- jeżeli system KSeF nada fakturze ustrukturyzowane numer identyfikujący, to taką fakturę uważa się za wystawioną i odebraną.
