KSeF 2.0 działa od 1 lutego 2026 r. Na start dostęp do systemu ma tylko właściciel firmy albo osoba wskazana przez spółkę. Jeśli faktury wystawia pracownik, a księgowaniem zajmuje się biuro rachunkowe, każdej z tych osób trzeba nadać uprawnienia.
W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak to zrobić w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Opisujemy też, jakie uprawnienia wybrać i jak je odebrać, gdy współpraca się kończy. Zrzuty ekranu pochodzą z oficjalnego podręcznika Ministerstwa Finansów.
Kto nadaje pierwsze uprawnienia w KSeF?
Uprawnienia w KSeF nadaje ten, kto już ma do niego dostęp. Na początku jest to:
- właściciel jednoosobowej działalności. Loguje się sam, np. Profilem Zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, i od razu ma tzw. uprawnienia właścicielskie,
- spółka lub inny podmiot, który nie jest osobą fizyczną. Loguje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli jej nie ma, składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA. Wskazuje w nim osobę fizyczną, która będzie zarządzać uprawnieniami.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wersja ZAW-FA(3). Zawiadomienie można złożyć na papierze albo elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy. Kolejne osoby dodaje się już bezpośrednio w KSeF, bez wizyty w urzędzie.
Jakie uprawnienia można nadać w KSeF?
Wybierasz tylko to, czego dana osoba potrzebuje do pracy. Najczęściej używane uprawnienia to:
| Uprawnienie | Co pozwala robić | Dla kogo zwykle |
|---|---|---|
| Wystawianie faktur | wysyłanie faktur do KSeF | dział sprzedaży, biuro (jeśli wystawia faktury za klienta) |
| Przeglądanie faktur | podgląd i pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych | biuro rachunkowe, księgowość |
| Przeglądanie uprawnień | podgląd, kto ma dostęp | kontrola wewnętrzna |
| Przeglądanie historii sesji | podgląd sesji i pobieranie UPO | osoba wysyłająca faktury |
| Zarządzanie uprawnieniami | nadawanie i odbieranie dostępu innym | zaufany administrator |
Uprawnienia można nadać osobie fizycznej (identyfikowanej numerem NIP lub PESEL) albo podmiotowi (identyfikowanemu numerem NIP). To drugie rozwiązanie jest wygodne przy współpracy z biurem rachunkowym.
Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu krok po kroku
Najprościej nadać uprawnienie biuru jako firmie, na jego NIP. Biuro samo przydzieli wtedy dostęp swoim księgowym. Gdy zmieni się osoba prowadząca Twoje sprawy, nie musisz niczego zmieniać.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF w kontekście NIP swojej firmy.
- W menu bocznym rozwiń Uprawnienia i kliknij Nadaj uprawnienie.
- W polu Rodzaj uprawnienia wybierz Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur.
- Wpisz NIP i pełną nazwę biura rachunkowego.
- Zaznacz zakres: przeglądanie faktur (wystarczy do księgowania) i ewentualnie wystawianie faktur.
- Przy każdym uprawnieniu zaznacz z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia. Bez tego biuro nie przydzieli dostępu swoim pracownikom.
- Kliknij Nadaj uprawnienia. Gdy zobaczysz komunikat „W realizacji”, kliknij Odśwież, aż pojawi się „Zakończono pomyślnie”.
Ten sam proces pokazuje oficjalny film Ministerstwa Finansów (fragment od 2:02):
Film: Ministerstwo Finansów, YouTube.
Co robi biuro po swojej stronie?
Biuro loguje się w kontekście własnego NIP i wybiera Osobie fizycznej do pracy dla klienta. Wskazuje pracownika i NIP klienta, który nadał uprawnienie. Może też wybrać Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów. Wtedy księgowy dostaje dostęp do wszystkich firm, które pozwoliły biuru przekazywać uprawnienia dalej.
Film: Ministerstwo Finansów, YouTube.
Jak nadać uprawnienia pracownikowi?
- W menu wybierz Uprawnienia → Nadaj uprawnienie.
- W polu Rodzaj uprawnienia wybierz Osobie fizycznej do pracy w KSeF.
- Określ, czym pracownik będzie się logował. Zwykle jest to Profil Zaufany lub certyfikat z numerem NIP albo PESEL.
- Wpisz NIP lub PESEL, imię i nazwisko.
- Zaznacz zakres, np. tylko wystawianie faktur dla osoby z działu sprzedaży.
- Kliknij Nadaj uprawnienia i odśwież status.
Film: Ministerstwo Finansów, YouTube.
Jeśli pracownik loguje się certyfikatem bez numeru NIP i PESEL, formularz poprosi o dodatkowe dane. Są to: data urodzenia, dane dokumentu tożsamości i odcisk palca certyfikatu (64 znaki).
Osobę, która ma za Ciebie zarządzać dostępem innych, dodasz przez Uprawnienia → Dodaj administratora. Takie uprawnienie dawaj tylko zaufanym osobom.
Jak odebrać uprawnienia w KSeF?
Uprawnienia odbierz od razu, gdy pracownik odchodzi albo zmieniasz biuro rachunkowe.
- Wejdź w Uprawnienia → Zarządzaj uprawnieniami.
- Otwórz odpowiednią tabelę: Nadane uprawnienia (osoby) lub Nadane uprawnienia podmiotowe (np. biuro).
- Zaznacz uprawnienie i kliknij Odbierz uprawnienie. Potwierdź operację i odśwież status.
Film: Ministerstwo Finansów, YouTube.
Kilka dobrych praktyk:
- nadawaj najwęższy potrzebny zakres,
- raz na kwartał przejrzyj listę uprawnień,
- przy zmianie biura najpierw nadaj dostęp nowemu, a dopiero potem odbierz go poprzedniemu,
- pamiętaj, że nie odbierzesz sobie prawa do zarządzania uprawnieniami. System na to nie pozwala.
Przeczytaj też: Rozliczanie VAT Poznań.
FAQ: uprawnienia w KSeF
Czy biuro rachunkowe może samo nadać sobie dostęp do moich faktur?
Nie. Uprawnienie zawsze nadaje podatnik albo osoba, której dał prawo do zarządzania uprawnieniami.
Czy muszę składać ZAW-FA, żeby dać dostęp biuru?
Nie. ZAW-FA składają tylko podmioty, które nie mogą uwierzytelnić się w KSeF elektronicznie. Gdy masz już dostęp, biuru nadajesz uprawnienia bezpośrednio w aplikacji.
Czy pracownik biura loguje się moim Profilem Zaufanym?
Nie. Każdy loguje się własnym sposobem uwierzytelnienia i wybiera kontekst, czyli NIP firmy, dla której pracuje.
Ile trwa nadanie uprawnień?
Zwykle kilka minut. Status sprawdzisz przyciskiem „Odśwież”.
Czy mogę nadać uprawnienia konkretnej księgowej, a nie całemu biuru?
Tak. Wybierasz wtedy opcję „Osobie fizycznej do pracy w KSeF” i wpisujesz jej NIP lub PESEL. Gdy w biurze zmieni się osoba prowadząca Twoje sprawy, uprawnienia trzeba będzie zmienić ręcznie.
Czy pracownik może wystawiać faktury, ale nie widzieć faktur zakupowych?
Tak. Uprawnienia zaznacza się osobno, więc możesz nadać samo wystawianie faktur, bez przeglądania faktur.
Gdzie sprawdzę, kto ma dostęp do faktur mojej firmy?
W menu Uprawnienia → Zarządzaj uprawnieniami. Osoby znajdziesz w tabeli „Nadane uprawnienia”, a biuro w tabeli „Nadane uprawnienia podmiotowe”.
Jak pomagamy w AK-PLUS?
Klientom z Poznania i okolic pomagamy w konfiguracji KSeF. Podpowiadamy, jakie uprawnienia nadać biuru, i sprawdzamy, czy dostęp działa, zanim pojawi się pierwsza faktura. Więcej o samym systemie przeczytasz w artykułach Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz Faktura ustrukturyzowana – co to jest?.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, sierpień 2026 (rozdz. 5.1 i 5.5), dostęp: 6.10.2026
- Ministerstwo Finansów, Środy z KSeF – moduł II: Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień, dostęp: 6.10.2026
- Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I: Rozpoczęcie korzystania z KSeF, stan prawny na 1 lutego 2026 r., dostęp: 6.10.2026
- Ministerstwo Finansów, Aplikacja Podatnika KSeF – instrukcje wideo, playlista w serwisie YouTube, dostęp: 6.10.2026
- Serwis podatki.gov.pl, Do 31 stycznia 2026 r. złóż zawiadomienie ZAW-FA w wersji 2, 31 grudnia 2025 r., dostęp: 6.10.2026
- Serwis podatki.gov.pl, Rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur, 16 grudnia 2025 r., dostęp: 6.10.2026
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815), dostęp: 6.10.2026
